Verplichte registratie van Uiteindelijke Begunstigden - werking van het “UBO-register”

 

De antiwitwaswet van 18 september 2017 creëerde een wettelijk kader voor het zogenaamde "UBO-register". Dit is een nationaal register van uiteindelijk begunstigden van vennootschappen en andere juridische entiteiten. Hierbij een samenvatting van de laatste stand van zaken.

UBO of Ultimate Beneficial Owner

Het UBO-register verzamelt accurate en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigden van de in België opgerichte vennootschappen, van trusts, van stichtingen en (internationale) vzw's en van andere vergelijkbare juridische entiteiten. De Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën zal de gegevens van de uiteindelijk gerechtigden verzamelen, bewaren, beheren en controleren.

Van elke onderworpen entiteit moet één of meerdere natuurlijke personen als uiteindelijke begunstigde in het UBO-register worden genoteerd. Meestal zullen dat de aandeelhouders zijn die 25% of méér van de aandelen of rechten controleren, of ook de leden van de raad van bestuur of andere feitelijk leidinggevenden.

Op vraag van Europa

Het UBO-register werd opgericht door de antiwitwaswet van 18 september 2017. Deze wet zet de vierde antiwitwasrichtlijn (EU) nr. 2015/849 van 20 mei 2015 om in Belgisch recht. Intussen is ook de vijfde antiwitwasrichtlijn (EU) 2018/843 van 30 mei 2018 gepubliceerd. Die richtlijn versterkt de rol van het UBO-register en breidt de toegang tot dit register nog uit. Alle EU-llidstaten krijgen 2 deadlines: 10 januari 2020 voor het opzetten van registers van uiteindelijk begunstigden van vennootschappen en andere juridische entiteiten en 10 maart 2020 voor de registers van uiteindelijk begunstigden van trusts en soortgelijke juridische constructies.

Wie moet iets melden in het register?

  • vennootschappen, ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid zoals de burgerlijke maatschap;
  • verenigingen en stichtingen;
  • trustees en fiduciebeheerders.

Welke informatie?

Over elke uiteindelijke begunstigde:
1. zijn naam;
2. zijn eerste voornaam;
3. zijn geboortedag;
4. zijn geboortemaand;
5. zijn geboortejaar;
6. zijn nationaliteit(en);
7. zijn land van verblijf;
8. zijn volledige verblijfsadres;
9. de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden;
10. zijn identificatienummer;
11. de categorie(en) van personen waartoe hij behoort (aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van het zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid);
12. of het gaat om een persoon die afzonderlijk of samen met andere personen beantwoordt aan één of meer van bovenstaande categorieën;
13. of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
14. als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer, en waar van toepassing elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd;
15. de omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige, namelijk: in het geval van een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige; en in het geval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige.

Toegang tot het UBO-register

De Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën zal de gegevens van de uiteindelijk gerechtigden verzamelen, bewaren, beheren en controleren.
De gegevens over de uiteindelijk begunstigden van vennootschappen in het UBO-register zijn toegankelijk voor:

  • de bevoegde autoriteiten (overheid);
  • de onderworpen entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten (bv. economische beroepsbeoefenaars, adviseurs, notarissen, advocaten, banken);
  • elke burger, ook rechtspersonen.

Zij hebben ook toegang tot de gegevens van het UBO-register met betrekking tot de (internationale) vzw's, stichtingen, trusts of gelijkaardige juridische entiteiten, maar personen of organisaties moeten i.c. een legitiem belang aantonen. Ze zullen geen rechtstreekse toegang hebben tot het Register.

Beperkingen op toegankelijkheid

Informatie over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen in het UBO-register zijn voor de burgers wel enkel opvraagbaar op basis van het KBO-nummer of op naam van de onderneming. Bovendien hebben burgers geen toegang tot alle gegevens (bv. ze hebben geen toegang tot het rijksregisternummer en het adres van de uiteindelijk begunstigden).

De Administratie van de Thesaurie kan op verzoek van een uiteindelijke begunstigde waarover informatie in het register is opgenomen, de toegang van bepaalde personen en meldingsplichtige organisaties beperken tot alle of een deel van de informatie over die uiteindelijke begunstigde (bv. bij een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of als de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is). Het is afwachten hoe de administratie deze uitzondering zal toepassen in de praktijk. De overheid verkrijgt steeds volwaardige toegang tot de informatie van uiteindelijke begunstigden van vennootschappen.

Jaarlijks zal de Thesaurie een verslag publiceren met het aantal verleende afwijkingen en de reden ervan. Dit verslag wordt ook aan de Europese Commissie bezorgd.

Verwerking en bewaring van gegevens

De Administratie van de Thesaurie zal de personen inlichten die als uiteindelijke begunstigden in het register zijn ingeschreven. Ze bezorgt hen ook de informatie die daarin op hun naam is vermeld. In de praktijk zal die communicatie op geautomatiseerde wijze gebeuren (via de MyMinfin-applicatie of via mail in de andere gevallen).

De informatie in het UBO-register wordt gedurende tien jaar bewaard vanaf de dag van het verlies van de rechtspersoonlijkheid van de informatieplichtige of de definitieve stopzetting van zijn activiteiten.

Elke raadpleging van het register wordt geregistreerd en bewaard gedurende tien jaar. De minister van Financiën zal nog het bedrag en de betalingsmodaliteiten van de administratieve kosten bij het aanvragen van gegevens vastleggen.

Sancties

Informatieplichtige vennootschappen, verenigingen en stichtingen die hun wettelijke verplichtingen niet naleven, riskeren een administratieve geldboete die varieert tussen 250 euro en 50.000 euro. De geldboete wordt opgelegd nadat de informatieplichtige is gehoord, of minstens behoorlijk is opgeroepen.

Vanaf wanneer?

Noteer 31 maart 2019. Uiterlijk dan moet voor de eerste keer informatie aan het UBO-register meegedeeld worden, en vervolgens telkens binnen de maand vanaf het ogenblik waarop de gegevens zijn gewijzigd.

De verantwoordelijkheid voor de melding berust bij de wettelijke vertegenwoordigers van de ondernemingen, vzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies. Het zijn in de praktijk dus de bestuurders of zaakvoerders van vennootschappen, de beheerders van vzw’s en stichtingen die de meldingen moeten maken.

Als de uiteindelijke begunstigde is geregistreerd in een soortgelijk register van een andere lidstaat en een uittreksel van die informatie wordt bezorgd aan de Administratie van de Thesaurie, is er een vrijstelling van registratie in het UBO-register.

Noteer ook dat naast de mededeling van gegevens, de vennootschappen en andere informatieplichtigen ook verplicht zijn om de informatie in het register jaarlijks bij te werken of minstens jaarlijks te bevestigen dat de gegevens nog actueel zijn.

Wij zullen u nog contacteren om, indien u dat wenst, u bij te staan bij het voldoen aan deze nieuwe wettelijke verplichting.