Intracommunautaire levering bewijzen met bestemmingsdocument

Een intracommunautaire levering (ICL) is vrijgesteld van btw. De belasting zal namelijk verschuldigd zijn in het land (een andere lidstaat van de EU) waar de intracommunautaire verwerving (ICV) plaatsvindt. De leverancier moet dan wel bewijzen dat het goed effectief naar het buitenland werd verzonden. Dat is niet altijd even eenvoudig. Om daaraan tegemoet te komen, aanvaardt de btw-administratie bij wijze van proef nu ook een bestemmingsdocument.

De btw-vrijstelling voor een intracommunautaire levering

Een intracommunautaire levering is een levering van goederen vanuit België naar een andere lidstaat van de Europese Unie. De ICL is vrijgesteld van btw in België. De andere kant van de medaille is de intracommunautaire verwerving die plaatsvindt in een andere lidstaat. De ICV wordt in die lidstaat belast aan de daar gangbare tarieven.
Om van een ICL/ICV te kunnen spreken moet er aan enkele voorwaarden voldaan zijn: (i) de levering gebeurt door een als dusdanig handelend belastingplichtige, (ii) de ontvanger is een belastingplichtige of niet-belastingplichtige rechtspersoon die als zodanig optreedt (iii) die gevestigd is in een andere lidstaat van de EU, (iv) hij is in zijn lidstaat gehouden ICV's aan btw te onderwerpen en (v) de goederen worden van België verzonden of vervoerd naar de lidstaat van de ontvanger door of voor rekening van de koper of de verkoper.

Hoe een ICL/ICV bewijzen?

Op de Belgische leverancier ligt een dubbele bewijslast. Hij moet aantonen dat de koper in zijn lidstaat gehouden is een belaste ICV te doen, en dat de goederen effectief naar de andere lidstaat werden gestuurd en dus het land hebben verlaten.
Bewijs 1: de koper is in zijn lidstaat gehouden ICV's aan btw te onderwerpen. De fiscus acht dit bewezen als de verkoper beschikt over een geldig btw-identificatienummer van zijn koper dat afgeleverd werd door een andere lidstaat dan België.
Bewijs 2: de goederen werden verzonden of vervoerd naar de lidstaat van de koper en zijn niet langer in België. Dit kan de verkoper met allerlei stukken aantonen. Denk daarbij o.a. aan contracten, bestelbons en vervoersdocumenten.

Geen bewijs = geen vrijstelling

Als de verkoper niet kan bewijzen dat de koper een belaste ICV doet in zijn land en dat de goederen naar de andere lidstaat werden verstuurd, kan de vrijstelling geweigerd worden. Resultaat is dat de verkoper hier btw zal moeten betalen.

Een eenvoudiger alternatief: het bestemmingsdocument

De administratie heeft geluisterd naar de verzuchtingen van de belastingplichtigen dat het bewijs (bv. met een vervoersdocument) soms erg moeilijk is. Ze hebben dan ook, bij wijze van proef, een nieuw eenvoudiger bewijsmiddel geïntroduceerd: het bestemmingsdocument.
Het bestemmingsdocument wordt opgesteld door de verkoper en bevestigt dat de geleverde goederen in het bezit zijn van de koper in een andere EU-lidstaat.

Het document bevat ten minste de volgende gegevens:

  • naam, adres en BE-nummer van de verkoper;
  • naam, adres en door een andere lidstaat dan België toegekende btw-identificatienummer van de koper;
  • de bevestiging van de aankomst van de intracommunautaire levering;
  • de plaats waar de intracommunautair geleverde goederen aankomen (lidstaat, stad/gemeente);
  • de maand en het jaar van ontvangst van de geleverde goederen;
  • de periode waarop het document betrekking heeft;
  • een beschrijving van de geleverde goederen;
  • de prijs in euro (excl. btw) van de geleverde goederen;
  • een eenduidige verwijzing naar de verkoopfactuur.

Binnen de drie maanden na het verstrijken van de periode waarop het document betrekking heeft, moet de koper de juistheid van deze gegevens bevestigen. Hij brengt zijn naam, datum en handtekening en de melding "Ontvangen voor ..." aan op het bestemmingsdocument.

Het bestemmingsdocument is een bewijsmiddel dat vermoed wordt juist te zijn als de verkoper (i) kan garanderen dat hij de nodige documenten kan voorleggen als de administratie dat vraagt (verkoopfactuur, betalingsbewijs, factuur vervoerder), (ii) een intracommunautaire listing heeft ingediend voor de betrokken goederen en (iii) hij ervoor gezorgd heeft dat hij niet bij belastingfraude is betrokken geraakt (voor zover het redelijkerwijze binnen zijn mogelijkheden ligt).